デジタル化って何から始めればいいの？
工場で働く皆さん、「デジタル化しなきゃ」「業務効率を上げなきゃ」と言われても、一体何から手をつけていいか分からない…そんな悩みを抱えていませんか？
今回は、誰でも簡単に始められて、すぐに効果を実感できるGoogleフォームを使った業務改善のアイデアをご紹介します。特に、社内のお弁当注文システムを例に、どのように業務効率化を図れるかを具体的に解説していきます。
Googleフォームの3つの強み
1. アンケート形式で誰でも簡単入力
Googleフォームの最大の魅力は、その使いやすさです。スマートフォンからでもパソコンからでも、まるでアンケートに答えるような感覚で情報を入力できます。ITに詳しくない方でも直感的に操作できるのが嬉しいポイントです。
2. プルダウン機能で入力ミスを防止
選択肢をプルダウンメニューで用意することで、入力ミスや表記揺れを防げます。例えば「幕の内弁当」「から揚げ弁当」「野菜弁当」などの選択肢を用意しておけば、毎回正確な情報を収集できます。
3. リアルタイムでデータ確認
入力されたデータはリアルタイムでスプレッドシートに蓄積され、管理者がいつでも確認できます。集計も自動で行われるため、手作業での計算は不要です。
実践例：社内お弁当注文システム
従来の課題
- 注文の取りまとめに時間がかかる
- 電話やメモでの注文で聞き間違いや記録ミスが発生
- お弁当屋さんへの連絡が煩雑
- 注文数の集計に手間がかかる
Googleフォームで解決！
設定する項目例：
- 名前（部署）
- 注文日（今週・来週から選択）
- お弁当の種類（プルダウンで選択）
- 個数
- その他要望（自由記述）
運用の流れ：
- 従業員がスマホやPCからフォームにアクセス
- 必要な情報を選択・入力
- 管理者がスプレッドシートで注文状況を一覧確認
- 集計されたデータをお弁当屋さんにメール送信
導入後のメリット
- 時間短縮：注文取りまとめ時間が1/3に削減
- ミス削減：選択式入力で注文間違いがほぼゼロ
- 見える化：いつでも注文状況が把握できる
- コスト削減：電話連絡の手間とコストを削減
他にも応用できるシーン
お弁当注文以外にも、Googleフォームは様々な場面で活用できます：
- 備品注文管理：文房具や消耗品の発注
- シフト希望調査：勤務希望日の収集
- 設備点検報告：日常点検結果の記録
- 改善提案の受付：従業員からのアイデア募集
- 研修申し込み：社内研修の参加者管理
まずは小さく始めてみよう
デジタル化というと大げさに聞こえますが、まずは日常の小さな業務から始めてみることが大切です。Googleフォームなら無料で使えて、特別な知識も必要ありません。
今回ご紹介したお弁当注文システムのような身近な業務から始めて、徐々に他の業務にも展開していけば、気がついたときには工場全体の業務効率が大幅に改善されているはずです。